GDV Datenaustausch ? von der Gesellschaft zum Vermittler

Unabhängige Versicherungsmakler können von den meisten Versicherungsgesellschaften die Datensätze Ihrer Kunden anfordern. So haben Sie theoretisch immer die aktuellsten Vertragsdaten in Ihrem Kundenverwaltungssystem zur Hand und das ohne zeitaufwändige, manuelle Aktualisierung der einzelnen Verträge. Gerade im ?provisionsträchtigen? KFZ Geschäft ist die automatische Aktualisierung der Vertragsdaten eigentlich ein muss, da der händische Pflegeaufwand, allein schon durch die Jährliche SF-Veränderung, in keinem Verhältnis zu den Einnahmen steht und so schnell der KFZ Bereich zum ?Verlustgeschäft? wird.

Wo liegt aber das Problem mit den GDV-Datensätzen?
Nach unserer Auffassung gibt es eigentlich kein Problem mit den Daten an sich sondern eher ein Kommunikationsproblem oder einfach falsche Erwartungen an die Datensätze.
Die GDV Datensätze wurden zum Informationsaustausch zwischen den einzelnen Gesellschaften entwickelt und nicht um den Maklern eine Hilfestellung zu bieten. Diese Hilfestellung findet sich dann eher in den eigenen Portalen, Extranets oder den Rechenprogrammen der jeweiligen Gesellschaft. Dies dürfte aber auch nicht weiter verwunderlich sein, da GDV für Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft e.V. steht und nicht für Geniale Daten für Versicherungsmakler.

Was ist jetzt aber ?falsch? an den Daten?
Unsere klare Antwort: Nichts! Es handelt sich eben nur um ein sehr komplexes und umfangreiches Datenformat. Die Beschreibung des Aufbaus der Datensätze ist für jeden über die Internetseiten der GDV (http://www.gdv-online.de) kostenlos einsehbar. Abschrecken könnte allerdings die Tatsache, dass sich die aktuelle Beschreibung des Aufbaus der Daten (Release 15.05.2007) als PDF Dokument mit 608 Seiten (ohne Anlagen und ohne Korrekturen) darstellt. Zusätzlich ist noch zu berücksichtigen, dass viele Gesellschaften nicht die aktuelle Version der Datensatzbeschreibung verwenden sondern noch an einem Stand vor 2000 festhalten. Überlegt man sich nun, dass ein Kundenverwaltungssystem als "Zusatzmodul" diese Daten importieren soll und das in sämtlichen Sparten und über sämtliche Versionsstände hinweg wird einem schnell klar, dass dies wohl nicht oder nur sehr schwer zu bewerkstelligen ist. Bei den Versicherungen kümmern sich eigene Abteilungen täglich um nichts anderes als um diese Datenverarbeitung und dies meist mit mehr ?finanzieller Kraft? als es einem Softwarehersteller einer Branchenlösung (Maklerverwaltungsprogramm) überhaupt zur Verfügung steht. Von der Wirtschaftlichkeit ganz abgesehen.

Liegt die Schuld also bei den Softwareherstellern?
Auch hier von unserer Seite ein klares Nein! Ein Softwarehersteller soll sich in erster Linie um sein Programm kümmern. Import- und Exportfunktionen sind wichtig aber nicht das Wesentliche. Der Focus liegt zu Recht mehr auf der komfortablen Nutzung durch die Anwender und der Bereitstellung von wichtigen Funktionen im Arbeitsablauf wie zum Beispiel der Wiedervorlage oder das Erstellen von Auswertungen über den Bestand. Weiter könnten noch wesentliche Schlagworte wie Zugriffsberechtigungen, Provisionsstrukturen, Datensicherungsmöglichkeiten, Terminverwaltung und Historien genannt werden. Sie sehen, die Softwarehersteller haben auch ohne GDV schon genug mit der Pflege und Weiterentwicklung ihrer Programme zu tun.

Wie kommen die GDV Daten nun aber in die Verwaltungsprogramme?
Nachvollziehbar wurde von Seiten der Versicherungsmakler in den letzten Jahren verstärkt der Wunsch geäußert die GDV Daten nutzten zu können um so das langwierige manuelle Pflegen der Bestandsdaten zu verkürzen. Die Versicherungsgesellschaften boten bereitwillig Ihre sowieso vorhandenen GDV Datensätze an und der Ball lag bei den Softwareherstellern. Diese haben dann versucht die GDV Daten einzulesen und mit den vorhandenen Datensätzen abzugleichen. Bei einem so komplexen Datenformat ist dies aber nicht über Nacht getan und selbst das Zusammenführen der Daten (Verwaltungsprogramm und GDV Datensatz) ist nur mit einer eindeutigen Zuordnung möglich. Hierfür bietet sich zwar die Versicherungsscheinnummer an aber sind die bei Ihnen im Programm wirklich so hinterlegt, wie Sie die Versicherungsgesellschaft gespeichert haben? Das Ergebnis sind Programme, auf denen GDV Import steht aber die Umsetzung dem Makler leider oftmals nicht weiterhilft.

Genug der Probleme, die Lösung bitte!
Genau vor diesem Problem standen wir auch durch den Wunsch unseres Kunden die GDV Daten nutzten zu können. Wir analysierten die Lage und fanden zuerst auch keine brauchbare Lösung bis wir aufhörten das nicht vorhandene zu betrachten und uns dem zuwendeten was wir hatten. Dies war ein komplexer, alles beinhaltender Datensatz auf der einen Seite und ein Kundeverwaltungsprogramm mit der Möglichkeit CSV Dateien zu importieren auf der Anderen. CSV steht für Character Separated Values und bedeutet nichts anderes, als das die einzelnen Felder wie zum Beispiel die Versicherungsscheinnummer oder die SF-Klasse durch ein spezielles Zeichen von einander getrennt sind und in einer festen Reihenfolge stehen. Die Möglichkeit CSV Dateien zu importieren bietet fast jedes Kundenverwaltungsprogramm am Markt und in vielen lassen sich sogar die Reihenfolge der Felder und das zu verwendende Trennzeichen anpassen. Es fehlt also ?nur? ein Übersetzer von einer GDV Datei in eine CSV Datei und schon können die Vertragsdaten im Kundenverwaltungssystem importiert werden. Es begann eine langwierige Suche nach einem Übersetzungsprogramm das die gestellten Anforderungen erfüllt - leider ohne Erfolg. In den meisten Fällen weil wir keinen Einfluss darauf hatten welche Felder aus dem GDV Datensatz gelesen werden und wie Sie in der CSV Datei wieder zu einem Datensatz zusammengeführt werden. Ein weiterer Punkt war die zusätzliche Abhängigkeit an einen Softwarehersteller, der auch in ein paar Jahren sein Programm noch an veränderte GDV Datensatzbeschreibungen (Feldbeschreibungen) anpassen muss ? schließlich sollte die gefunden Lösung zukunftssicher sein. Aus dieser Not heraus entstand unsere GDV Toolbox.

Was ist die GDV Toolbox?
Die GDV Toolbox ist ein Übersetzungsprogramm, das eine GDV Datei einlesen, verarbeiten und die Daten als CSV Datei speichern kann. Da wir keinen finanziellen Rahmen hatten, um sämtliche Datenfelder aus allen Versionsständen (mehrere Tausende!) im Programm hinterlegen zu können mussten wir einen anderen Weg gehen. Wir haben der GDV Toolbox das grundlegende Verständnis vom Aufbau des GDV Datensatzes gegeben. Dies beinhaltet unter anderem die Beachtung von Versionsständen, Folgenummern, Teildatensätzen usw. Dies allein war bereits ein nicht zu unterschätzender Aufwand. Was die GDV Toolbox aber von Haus aus nicht weiß ist, wo die einzelnen Felder im Datensatz liegen und wie die Felder heißen. Diese Information kann dem Programm aber relativ einfach ?gesagt? werden und diese Information ist in der umfassenden Datensatzbeschreibung von der GDV auch relativ leicht zu finden. Durch diesen Ansatz mussten wir dem Programm nur die Felder ?sagen?, die auch tatsächlich benötigt werden. Dass dies wirklich einfach geht, sehen sie weiter unten an den Beispielkonfigurationen. Das Beste ist aber, dass dies nicht der Programmiere erledigen muss sondern der Anwender der GDV Toolbox. Dies bedeutet Sie selbst bestimmen welche Felder Sie aus der GDV Datei auslesen möchten und wie Sie diese in die CSV Datei speichern. Sie haben die Kontrolle und können zukünftig notwendige Anpassungen selbst vornehmen ? ohne Abhängigkeiten.

Sie sehen wir haben unsere Zeit dafür aufgebracht, die Datensatzbeschreibung als solches zu verstehen und nicht dafür tausende von Feldbeschreibungen zu hinterlegen.

Aus unserer Sicht ist die Implementierung der GDV Daten immer mit Abstrichen verbunden, da es sich wohl kein Makler und kein kleines Softwareunternehmen auferlegt die kompletten Datensatzbeschreibungen mit allen Feldern umzusetzen. Zumal die meisten Felder von Maklern überhaupt nicht benötigt werden und eine 1:1 Umsetzung daher nicht weiterhilft.

Bei der Entwicklung der GDV Toolbox stand und steht die richtige und exakte Umsetzung des Datensatzaufbaus an erster Stelle. Welche Sparten und welche Felder Sie benötigen können wir nicht wissen und deshalb haben wir nicht irgendwelche Felder ausgewählt sondern geben Ihnen selbst die Möglichkeit jedes Feld in der GDV Datei zu nutzten.